Comment sponsoriser un événement ? Nos conseils à suivre 

En tant qu’entreprise, de nombreuses opportunités de sponsoring d’événements s’offrent à vous ! Festivals de musique, de théâtre, compétitions sportives, manifestations culturelles, expositions, salons professionnels… Leur parrainage apporte de nombreux avantages. En effet, il offre une grande visibilité et renforce l’image de marque, mais pas que ! Vous allez voir, c’est un atout important dans votre stratégie marketing globale. En échange, vous offrez un soutien financier, vos services, des réductions ou du matériel à la hauteur de vos possibilités. Alors comment procéder pour être le sponsor d’un événement et en tirer tous les bénéfices ? 

 ·   Qu’est-ce que le sponsoring d’un événement pour une entreprise ? 

Pour une entreprise, le sponsoring est un échange “gagnant-gagnant” entre une marque partenaire et un événement de tout type. Le sponsor obtient des espaces de visibilité, des supports publicitaires de la manifestation pouvant être, par exemple : 

• Les affiches ;
• Les billets ; 
• Le site internet ;
• Les flyers ;
• Les maillots de sportifs ;
• Les lignes d’arrivées ;
• Les tribunes ; 
• Les scènes, etc. 

Les organisateurs peuvent proposer également des espaces d’expositions, des stands pour présenter des produits ou services. Certains donnent par ailleurs l’opportunité aux partenaires d’animer des conférences ou de participer à des prises de paroles. 

 Les partenariats peuvent être de nature différente. 

Le partenariat financier

Il se base sur l’échange d’une certaine somme d’argent de la part de l’entreprise partenaire contre des espaces publicitaires sur les différents supports et médias de l’événement.

Vous profiterez alors d’une grande visibilité en voyant votre logo s’afficher à différents lieux et supports de l’événement. Toutefois, cette visibilité sera plus ou moins importante selon la hauteur du financement convenu. En effet, les marques partenaires apportant plus fonds seront naturellement plus mises en avant. Elles apparaîtront de manière plus visible que celles apportant une plus petite somme. Notez que ce type de sponsor est le plus communément utilisé. 

Un sponsoring matériel 

Dans ce cas, une marque qui sponsor un événement peut lui prêter des équipements et du matériel en échange d’espaces promotionnels. Par exemple : 

• Une marque de boisson peut fournir des verres en plastique, des parasols promotionnels et autres goodies pour evenement. 
• Une marque d’équipement de musique peut également prêter du matériel sonore en échange de visibilité. 

Par ce procédé, vos produits seront à la fois présents sur le lieu, servant alors de vitrine pour le matériel, en plus de l’espace publicitaire négocié. 

Un parrainage en échange de services 

Dans ce type de partenariat, une marque peut tout à fait proposer une réduction de ses services ou même proposer de les offrir en échange de publicité. Il peut s’agir par exemple de réduction sur l’impression d’affiches et de flyers si vous êtes une imprimerie. Si vous êtes un média, comme une radio, un journal ou un site internet, vous pouvez également offrir de la visibilité par des espaces de publicité. 

 ·   Quels sont les avantages d’une entreprise à sponsoriser un événement ? 

Sponsoriser un événement est une stratégie de communication efficace, sortant des sentiers battus des médias traditionnels. Les avantages sont nombreux, c’est pourquoi de nombreuses sociétés sautent le pas. 

Profiter des espaces publicitaires et du public 

Si vous choisissez de sponsoriser un événement, c’est pour en retour recevoir de la visibilité. En effet, ce modèle de communication permet de toucher une cible, plus ou moins large en fonction de la taille de la manifestation. Toutefois, même si celle-ci ne se déroule qu’à échelle locale, l’impact d’une campagne de sponsoring bien menée peut être important. 

Du nouveau contenu sur lequel communiquer 

En tant que sponsors, vous avez tout à gagner en faisant la promotion de la manifestation que vous parrainez. En effet, son succès fera également le succès de votre marque par association. Ainsi, plus de personnes participeront et plus ils seront susceptibles de voir votre logo et de vous connaitre. 

De plus, un autre avantage important est que vous aurez du contenu sur lequel communiquer avant, pendant et après. Pensez également qu’en partageant sur les réseaux sociaux votre partenariat, vous vous associerez à leur image de marque et à leurs valeurs. Vous toucherez alors leur public et élargissez votre communauté. 

Une opportunité pour enrichir son réseau et s’ouvrir à des opportunités

C’est aussi l’occasion de rencontrer d’autres professionnels d’un milieu qui vous intéresse ou bien les autres marques sponsors. De nombreuses entreprises sont présentes et peuvent conduire à de futures collaborations comme de nouveaux partenariats. 

Être invité aux événements pour travailler, mais aussi pour profiter

Un autre avantage est que, généralement, les marques qui sponsorisent sont aussi invitées. Cela permet de vérifier que tout se passe bien le jour J, mais aussi de créer du contenu pour les réseaux sociaux, rencontrer des nouvelles personnes du milieu, et pour en profiter. 

 ·   Comment sponsoriser un événement ? En 5 étapes simples  

Voici quelques conseils à suivre pas à pas pour devenir le partenaire d’une marque et atteindre ses objectifs. 

1- Faire une étude de marché et un plan marketing 

Avant de sponsoriser un événement, procédez à une étude pour vérifier que l’événement correspond à vos attentes. Vous devez connaître, entre autres, s’il : 

• Adhère à vos valeurs ; 
• Touche votre public cible ; 
• Dispose de supports publicitaires suffisants et impactants ; 

Mais aussi : 

• Les coûts prévisionnels ; 
• Le nombre de partenaires prévisionnels ;
• Les résultats du projet précédent ; 
• Et enfin, les éventuelles opportunités. 

Vous pouvez demander les données démographiques des participants afin de s’assurer qu’ils correspondent à vos potentiels clients. Vous vous assurez ainsi que l’événement soit pertinent pour votre entreprise. 

2- S’y prendre à l’avance et faire un premier pas

L’organisation d’un événement se fait 1 an à 6 mois en avance. Prenez-vous-en suffisamment tôt, pour anticiper vos besoins et négocier vos apports et les espaces publicitaires souhaités. Contactez leur service de communication en vous présentant et en expliquant votre projet. Complétez le dossier de candidature s’il y en a un. 

3- Négociez les échanges 

Vous devez négocier de façon à ce que les deux partis ressortent gagnants. Réfléchissez à de quelle manière vous serez le mieux mis en avant et comment vous pouvez apporter votre contribution. La collaboration doit être fructueuse : chacun apporte des avantages et des opportunités à l’autre. 

Les sponsors d’événements et autres entreprises partenaires doivent généralement télécharger et déposer un dossier complet du projet. Un contrat sera ensuite établi entre les deux partis avec les conditions du parrainage. 

4- Préparez votre stratégie promotionnelle

Après avoir été sélectionné et préparé votre stratégie de communication, envoyer tous les documents qu’aura besoin l’événement : visuels, brochures, texte explicatif, lien vers les réseaux sociaux, dossier de presse, logo, etc. Planifiez vos publications sur les médias sociaux et communiquez régulièrement sur votre partenariat. 

5- Offrez des cadeaux promotionnels aux participants 

C’est aussi le moment de préparer votre stand avec des goodies publicitaires personnalisés avec votre logo, comme ceux que nous proposons chez Gift Campaign. 

La communication par l’objet est un réel allié à une stratégie de sponsoring. Ces objets personnalisés avec votre logo sont peu coûteux, utiles et appréciés de tous. Ils vous apporteront une grande visibilité lors de l’événement. Par leur large choix, il y en existe pour tous les événements : 

• Festival : chapeau, éventail, ballons gonflables, parasols, lunettes de soleil… 
• Événement sportif : tour de cou, casquettes, T-shirt, bracelets, gourde… 
• Salon professionnel : carnet, stylos, tote-bag, clés USB, crayon… 

C’est le moment idéal pour offrir des cadeaux promotionnels. En effet, les actes de générosité ont un impact très positif. Ainsi, cette expérience valorisée par le public sera associée à l’image de votre marque.

 ·   Combien coûte sponsoriser un événement ?  

Aujourd’hui, il n’y a pas que les grandes marques qui peuvent sponsoriser un événement. Les entreprises de toutes tailles peuvent saisir cette opportunité. 

Le prix du sponsoring va dépendre de plusieurs facteurs comme la taille, l’importance de l’événement et de l’espace publicitaire souhaité. Dans tous les cas, vous devez garder en tête que l’idée est de gagner en notoriété pour ensuite augmenter votre chiffre d’affaires, rentabilisant alors la campagne. 

Par exemple, une grande marque peut sponsoriser un événement sportif ou soutenir une équipe célèbre. Le prix du sponsor sera très élevé, mais l’association de la marque au sport et ces valeurs est toujours positive. La visibilité occasionnée et les apports en marketing seront importants. 

Par exemple, une petite entreprise peut être le sponsor d’un événement local et proposer du matériel et des goodies publicitaires. Le coût sera nettement moins élevé, mais, l’impact de la visibilité et de la notoriété peut être tout de même très important. 

 ·   Conclusion : comment sponsoriser un événement ?  

Sponsorisé un événement est bien plus qu’une simple opération marketing. C’est une opportunité de renforcer votre image de marque, de toucher une nouvelle audience et de créer des liens durables avec votre communauté. En choisissant des événements en adéquation avec vos valeurs et votre cible, vous maximisez votre visibilité et votre retour sur investissement. N’hésitez plus à franchir le pas et à faire de votre entreprise un acteur incontournable de l’événementiel !